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Una vez que ZetaSigma se instaló en su computadora estará en condiciones de configurar su empresa. Para ello deberá crear un directorio para almacenar los datos de la empresa y cada uno de los ejercicios contables. 


Carpeta de Trabajo

Debido a que las carpetas que contienen la información de las empresas y sus ejercicios pueden estar en cualquier disco de la red como también en el disco local, ZetaSigma mantiene en cada PC una lista de los directorios disponibles para trabajar. 
La planilla de Carpetas de Trabajo (que se muestra al ingresar al sistema) le permite al usuario seleccionar e ingresar rápidamente al ejercicio que desee manteniendo dicha lista actualizada con los ejercicios que estén activos o abiertos.
Desde esta pantalla el usuario podrá agregar o quitar directorios (ejercicios). Cada carpeta identificará una empresa/ejercicio de trabajo. De esta forma el ingreso se hace ágil sin necesidad de buscar los directorios de datos cada vez que se ingresa al programa. 

Carpeta Modelo y Carpeta Genérica
La carpeta Modelo se instala automáticamente con la aplicación conteniendo todos los archivos vacíos para el normal funcionamiento del sistema.
Sugerimos no utilizar esta carpeta ya que en cada nueva actualización se remplaza totalmente. 
Puede crear una carpeta de uso genérico (podría llamarse GENERAL) para usar como modelo para definir las empresas que Ud. necesite. Cada nueva empresa a crear tomaría inicialmente y solo para su creación los archivos de la carpeta General incluyendo los rubros contables y demás archivos. 

Creando una nueva empresa
En las Carpetas de Trabajo, pulsando el botón Crear Empresa se abre una nueva pantalla. Desde la misma podrá crear una nueva empresa. En ZetaSigma cada empresa se almacena en su propio directorio, y cada ejercicio se almacena como subdirectorio de la carpeta de la empresa. De esta forma el esquema de almacenamiento en el disco sería el siguiente:
C:\ZetaSigma
Este directorio no debe ser usado para almacenar datos. Aquí solo se guardan los archivos pertenecientes al software ZetaSigma para su uso y correcto funcionamiento.
C:\ZetaSigma\Bazar
Directorio que identifica a la empresa. Este directorio tiene como propósito ser raíz de los siguientes subdirectorios. También puede ser usado para guardar respaldos compactados de las carpetas de los ejercicios. 
C:\ZetaSigma\Bazar\2011
Directorio del ejercicio del 2011 de la empresa Bazar. Guarda todos los archivos de datos de dicho ejercicio. 
 
El usuario debe indicarle al sistema una serie de datos para la creación de la nueva empresa y de su primer ejercicio. Estos datos son:
Directorio Raíz: Este es el directorio de donde se colgará el nuevo directorio de la empresa, será el directorio raíz, por lo general será C:\ZetaSigma
Directorio Origen: Este es el nombre de la carpeta desde donde se tomarán los archivos a copiar en el nuevo directorio de la empresa, por lo general C:\ZetaSigma\MODELO o GENERICA.
Nueva Carpeta: En este dato se ingresa el nombre de la nueva carpeta de la empresa. Este nombre debe ser representativo de la empresa, sugerimos usar nombre cortos, sin espacios en blanco ni caracteres especiales, por ejemplo Bazar, Farmacia, etc.
Ejercicio: En este dato se ingresa el nombre de la carpeta del ejercicio inicial de la empresa. Este directorio se creará como subcarpeta del directorio de la empresa. En el esquema anterior sería por ejemplo C:\ZetaSigma\BAZAR\2011 
Al pulsar el botón Crear se crearán los nuevos directorios de la nueva empresa y el sistema se posicionará en ellos automáticamente.

Identificación de la empresa

Una vez que creo la empresa/ejercicio y entró a la misma se sugiere comenzar por la opción de menú Empresa: 
Lo primero que debe hacer es ingresar el nombre a la empresa e indicar otros datos como la dirección, la localidad, los teléfonos. El ingreso de estos datos será por única vez, a no ser que cambie alguno de ellos. Tanto el nombre como el RUT y la dirección serán mostrados al pie de todos los informes que emite el sistema. 

Directorio de Inicio Rápido

Esta opción se implementó en el sistema porque generalmente en una empresa se trabaja durante mucho tiempo con el mismo ejercicio o período de asientos. Entonces, en lugar de seleccionar en la Carpeta de Trabajo el mismo directorio cada vez que se ingresa, se le especifica a la aplicación que vaya directamente a un determinado ejercicio salteando la Carpeta de Trabajo. 
Al seleccionar esta opción del menú Empresas se abre una pantalla. En la misma es posible ingresar el camino o carpeta del ejercicio al cual se quiere ingresar directamente al iniciar ZetaSigma para que de esta forma el sistema se saltee la pantalla de Carpetas de Trabajo.

Parámetros y Preferencias

Los Parámetros y Preferencias son datos que el usuario establece y que configuran el funcionamiento general del sistema. 

Capítulos
En este recuadro se establecen los dígitos que identifican cada capítulo del plan de cuentas. De esta forma, con solo leer el primer dígito de cada rubro, el sistema sabe a que capítulo pertenecen. 

Fechas
  • Apertura y Cierre: Establecen el período del ejercicio. Los asientos ingresados deben tener fechas pertenecientes a este período. 
  • Trabar Modificaciones: Marca una fecha que será usada para trabar la modificación o eliminación de aquellos asientos con fecha menor a la establecida en este dato. 
  • Mayor por Rubro (Desde): Esta fecha es usada como fecha inicial en la ficha de Mayores por Rubro. De esta forma se muestran los asientos de cada rubro a partir de la fecha indicada en este dato. 
Directorio de la tabla Tipos de Cambio
Si este dato se deja vacío, la empresa utilizará su propia tabla de tipos de cambio. Si se establece un directorio en este campo, cada vez que se ingrese a la empresa, se copiarán desde dicho directorio las tablas TCambio.dbf y TCambio.cdx. De esta forma se agilizará el ingreso de las cotizaciones cuando todas las empresas usan la misma cotización diaria. 

Ejecutar programa externo al salir
Le permite ingresar la ubicación de un programa externo al sistema que se ejecutará en el momento de cerrar ZetaSigma o cambiar de una empresa a otra.

Pedir contraseña al ingresar al sistema
Si marca esta opción se le solicita contraseña y nombre de usuario siempre que acceda al sistema, de lo contrario ingresa automáticamente con el supervisor sin pedir la contraseña.

Editar asientos en formato Origen
Seleccionando esta opción editará todos los asientos en su formato de origen, de lo contrario lo hará en el formato que se ingresó cada uno al sistema; Clásico o Con impuestos.

Incluir fecha/hora en los informes
Si marca esta opción se mostrará al pie de cada informe la fecha del sistema y la hora.  

Incluir Nº de página en los informes
Si marca esta opción se mostrará al pie de cada informe la el Nº de página que se va emitiendo. 

Verificar existencia de T/C de hoy
Si esta opción está marcada el sistema avisará si no existe tipo de cambio del día al pedir los informes.

Trabajar con moneda extranjera
Si marca esta opción le esta indicando al sistema que le solicite para cada asiento el código de moneda del mismo. Si no se trabaja con monedas extranjeras no debe marcar este dato para de esa forma agilizar la digitación de la información del asiento.  

Moneda Predeterminada
Esta moneda será la que se sugiere por defecto en los informes del sistema.
 

Usuarios 

En esta tabla definirá los usuarios que podrán trabajar con la empresa/ejercicio. 
Pulsando los botones correspondientes podrá agregar, eliminar o modificar los datos de esta tabla. 

Código
Dato numérico que identifica al usuario. 

Nombre
Nombre del usuario.

Centro de costos
Si se ingresa algún código en este campo dicho código se sugerirá al momento de ingresar los asientos. 

Contraseña / Verificación
Debe ingresar dos veces el mismo dato que será la contraseña de acceso al sistema. 

Caducidad
Fecha hasta la cual podrá el usuario ingresar al sistema. Si este dato se deja vacío significa que no tendrá fecha de caducidad. 

Permisos
Por medio de este botón accede a la pantalla que establece los permisos del usuario. Por defecto al crear un usuario nuevo, el mismo queda con todos los permisos. Deben desmarcarse las opciones a las que no debe acceder. El usuario 1 o “Supervisor” tendrá acceso a todos los ítems de la aplicación. 

Cambiar Contraseña 
Permite modificar la contraseña del usuario. Requiere que se escriba contraseña actual y la nueva contraseña con su respectiva verificación. 

Auditoria de Usuario
Esta herramienta muestra un listado que permite controlar los movimientos generados por el usuario indicado.
Se debe parametrizar el usuario a quien se audita, el período de tiempo de los asientos ingresados y de las modificaciones a visualizar. Además podrá optar por el orden en que desea se vean los asientos en el listado (por fecha de asiento o por fecha de modificaciones). Después de haber seleccionado el destino del informe (pantalla o impresora) presionar el botón Listar para obtenerlo.

Presupuesto y Revisiones

ZetaSigma le permite manejar la contabilidad presupuestaria de cada rubro. Para ello el usuario debe indicar a cada rubro si desea que se lo tenga en cuenta en el presupuesto, marcando en la tabla de Rubros la opción “Incluir en Presupuesto”.

Presupuesto
ZetaSigma  le permite ingresar el presupuesto para cada rubro por moneda y centro de costos.  Los importes presupuestados para el ejercicio podrán luego ser comparados con los saldos reales de cada rubro.
Seleccionando la moneda y el centro de costos se accede a la planilla del Presupuesto para ingresar los importes. 
En esta planilla deben registrarse los montos presupuestados para cada rubro mensualmente.

Saldos Reales
Al finalizar el mes se calcularán los saldos reales para cada rubro incluído en el presupuesto. Para ello debe indicar la moneda y el centro de costos para los cuales quiere calcular los saldos reales. Dichos saldos se calcularán a partir de los asientos ingresados en el período correspondiente. En esta planilla se guardarán los saldos reales mensuales de cada rubro.

Revisiones mensuales
Luego de tener el presupuesto y los saldos reales tendrá la posibilidad de realizar la revisión de presupuestos de cada mes. 
Comparando la planilla de presupuesto con la de saldos reales, se podrá realizar la revisión correspondiente. O sea ingresar un presupuesto diferente al inicial, tomando como referencia lo que realmente tuvo como saldo cada rubro.

Podrá ver esta información con todos los datos del presupuesto y revisiones en Informes > Presupuesto.