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Importar Tablas desde Microsoft Excel

Esta herramienta le permite al usuario incorporar a la base de datos de ZetaLibra la infomación de ciertas tablas obtenidas desde archivos XLS (Microsoft Excel). De esta forma la carga inicial de las tablas más extensas puede aliviarse ya que los registros, en lugar de ser digitados uno a uno, pueden ser leídos y grabados en lotes tomando como fuente de datos los archivos XLS. 

El pie de esta página adjuntamos los archivos para cada tabla a importar. En todas las planillas la fila 1 está reservada a los títulos de cada columna. 
A continuación explicamos para cada archivos el formato de cada columna y el tipo de datos contenido: 

Tabla Artículos

Columna 1: Código
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato es obligatorio y no puede tener más de 20 caracteres. 
  • Los códigos que ya existen en la base de datos no se importan, se saltea la fila y se pasa a la siguiente. 
  • La importación termina cuando en esta celda de la columna 1 no hay datos. 
Columna 2: Nombre
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato es obligatorio y no puede tener más de 100 caracteres. 
Columna 3: Abreviación
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 40 caracteres. En caso de estar vacío se toman los primeros 40 caracteres del datos (Nombre) anterior. 
Columna 4: Código de Categoría
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Categorías de Artículos. 
Columna 5: Código de Familia
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con la ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 10 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Familias de Artículos. 
Columna 6: Código de Marca
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Marcas de Artículos. 
Columna 7: Código de Proveedor
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 10 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Proveedores. 
Columna 8: Código de IVA
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un número mayor a cero se validará que el mismo ya exista en la Tabla IVAs. 
Columna 9, 10 y 11: Cuenta contable Compras / Ventas / Producción
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 10 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Plan de Cuentas y sea una cuenta imputable. 
Columna 12: Código de Origen
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con la ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 20 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado no se valida contra ninguna tabla. 
Columna 13: Código de Unidad
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Unidades de Stock.
Columna 14: Web
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 100 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
Columna 15: Código de Texto Predefinido
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Textos Predefinidos. 
Columna 16: Notas
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no es obligatorio. 
Columna 17: Activo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato será grabado siempre con el valor S a no ser que en la celda se haya ingresado la letra N
Columna 18: Lista de Precios
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • En forma inversa al dato anterior, será grabado siempre con el valor a no ser que en la celda se haya ingresado la letra S
Columna 19: Usa (contabiliza) Stock 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Al igual que el dato anterior, será grabado siempre con el valor a no ser que en la celda se haya ingresado la letra S
Columna 20 y 21: Usa Lotes / Vencimiento
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Al igual que el dato anterior, será grabado siempre con el valor a no ser que en la celda se haya ingresado la letra S
Columna 22: Código de Moneda Costo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es de ingreso obligatorio. 
  • En caso de existir un número mayor a cero se validará que el mismo ya exista en la Tabla Monedas. 
Columna 23: Fecha Costo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto (no Fecha). . 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no es de ingreso obligatorio. En caso de quedar vacío se le asigna el valor del día. 
Columna 24: Costo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número.  . 
  • El dato no es de ingreso obligatorio. 
Columna 25: % Utilidad
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número.  . 
  • El dato es de ingreso obligatorio y debe contener valores entre 0 y 100. En caso de ser mayor a 100 se considera 0. 

Tabla Precios Base de Venta

Columna 1: Código Artículo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El código debe estar previamente registrado en la Tabla de Artículos. 
  • La importación termina cuando en esta celda de la columna 1 no hay datos. 
Columna 2: Código de Precios
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El código ingresado debe estar previamente registrado en la Tabla Precios Base de Venta. 
Columna 3: Código de Moneda 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato es de ingreso obligatorio y debe estar previamente registrado en la Tabla Monedas. 

Columna 4: Precios
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • Los importes no pueden tener valor negativo. 
  • La tasa de IVA se obtiene del código de IVA asignado al artículo. 
  • La tabla de Precios del Artículo será actualizada en caso de existir ya un precio asignado, o bien será creado un nuevo registro de precio en caso de no existir. 
Columna 5: IVA Incluido S/N
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El texto S indica que el importe de la columna precio está con IVA incluido y el texto N, que está sin IVA Incluido.



Tabla Plan de Cuentas

Importar el Plan de Cuentas solo es posible si el usuario no ha ingresado asientos. Por lo tanto luego de validar los datos de la hoja Excel se procede a borrar el actual Plan de Cuentas y a crear uno nuevo.

Columna 1: Código 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato es obligatorio y solo se permiten código que contengan dígitos. Ningún otro carácter es válido, solo dígitos. 
  • La importación termina cuando en esta celda de la columna 1 no hay datos. 
Columna 2: Nombre 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato es obligatorio. 
Columna 3: Código de Moneda 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es de ingreso obligatorio. En caso de ingresar un código el mismo debe estar previamente registrado en la Tabla Monedas. 
Columna 4: Código de Grupo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Grupos de Cuentas.
Columna 5: Diferencia de Cambio
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Deben contener la letra S si para la cuenta se calculan las diferencia de cambio.
Columna 6: Rubro Presentación
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no es obligatorio y tiene un largo máximo de 20 caracteres. 
Columna 7: Documentos
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Deben contener la letra S si la cuenta se utiliza en los comprobantes de Ingreso y Egreso de Caja en el módulo de administración de ZetaLibra. 


Tabla Contactos

La importación permitirá crear nuevos Contactos, sean estos Clientes, Proveedores u Ambos, incorporando desde los archivos XLS todos los datos del mismo. 

IMPORTANTE: Dado que los Contactos pueden actuar como Clientes y/o Proveedores, los códigos de Clientes y Proveedores deben ser reemplazados por códigos de Contactos. Esto significa que si se posee un Cliente con un determinado Código y un Proveedor con ese mismo Código, ZetaLibra interpretará que se trata del mismo Contacto que es Cliente y Proveedor, y no que son un Cliente y un Proveedor diferentes. Con lo cual en estos casos, se sugiere o bien utilizar como Código de Contacto el RUT, o incluir una "C" para Clientes y una "P" para Proveedores antes del Código.

Es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- Si al importar un Cliente o un Proveedor ya existe un Contacto con el mismo Código, se marca a dicho Contacto como que actúa como Cliente y Proveedor a la vez, pero no se actualizan los datos del Contacto.
- Si al importar un Cliente o un Proveedor no existe un Contacto con el mismo Código, entonces se crea el Contacto y se marca al mismo como que es Cliente o Proveedor dependiendo de que datos se estén importando en ese momento.
- Si ya existe un Contacto con el RUT del Cliente o Proveedor a importar pero con otro código, se crea el Contacto y se guardan todos sus datos excepto el RUT el cual se deja vacío. 

Columna 1: Código
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato es obligatorio y no puede tener más de 10 caracteres. 
  • Los códigos que ya existen en la base de datos no se importan, se saltea la fila y se pasa a la siguiente. 
  • La importación termina cuando en esta celda de la columna 1 no hay datos. 
Columna 2: Nombre
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato es obligatorio y no puede tener más de 50 caracteres. 
Columna 3: Razón Social
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no es obligatorio. En caso de estar vacío toma los datos de la columna anterior (hasta 50 caracteres).
Columna 4 y 5: RUT y Nº Documento
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no es obligatorio. 
Columna 6: Código de País
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato es obligatorio. En caso de no ingresar valor se tomará el código de país establecido en los Parámetros Generales del sistema. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Países. 
Columna 7: Código de Departamento
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato es obligatorio y será validado contra la Tabla Departamentos. 
Columna 8, 9 y 10: Dirección, Localidad y Código Postal
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Dirección y Localidad son datos de ingreso obligatorio. 
Columna 11: Código de Zona
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Zonas. 
Columna 12-17: Email, Web, Teléfono, Celular y Fax
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Debe ingresar teléfono y/o celular. No puede quedar ambos datos vacíos. 
Columna 18: Código de Grupo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Grupos de Contactos. 
Columna 19: Código de Giro
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Giros Comerciales. 
Columna 20: Código de Origen
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Origen de Contactos. 
Columna 21: Código de Propietario
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Usuarios. 

Columna 22: Activo
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • En caso de tener el valor S, s o estar vacío, se grabará con S. Sino se grabará con N

Clientes y Proveedores

Columna 23: Código Local
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • En caso de haber ingresado un código se validará contra la Tabla Locales Comerciales. 
  • En caso de no haber ingresado ningún código se tomará el local comercial activo al momento de la importación. 
Columna 24: Código de Categoría
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Categorías de Clientes/Proveedores.
Columna 25: Código de Condición de Pago
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Condiciones de Pago. 
Columna 26: Código de Condición de Precio de Venta
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Precios de Venta. 
Columna 27, 28 y 29: Descuentos
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • No deben ingresarse valores negativos. 
Columna 30: Código de Vendedor
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres y no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Vendedores. 
Columna 31: Código de Moneda Tope Crédito
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es de ingreso obligatorio. 
  • En caso de existir un número mayor a cero se validará que el mismo ya exista en la Tabla Monedas. 
Columna 32 y 33: Tops de Crédito (importe y días) 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Número. 
  • El dato no es de ingreso obligatorio. 
  • No se pueden ingresar valores negativos. 
Columna 34: Código Cuenta 
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 10 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Plan de Cuentas y sea una cuenta imputable. 
Columna 35: Código de Texto Predefinido
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • El dato no puede tener más de 3 caracteres. 
  • El dato no es obligatorio. 
  • En caso de existir un código ingresado se validará que el mismo ya exista en la Tabla Textos Predefinidos. 
Columna 36: Es Exento
  • Toda la columna debe tener formato de celda Texto. 
  • El dato almacenado debe comenzar siempre con ' (comita simple) para que Excel entienda que es un campo del tipo Texto, más allá que la columna tenga dicho formato de celda. 
  • Se grabará S si el contenido de la celda es S o s. Sino se graba N



Ĉ
Cuenta Cerrada,
8 ago. 2012 6:28
Ĉ
Cuenta Cerrada,
8 ago. 2012 6:28
Ĉ
Cuenta Cerrada,
8 ago. 2012 6:28
Ĉ
Cuenta Cerrada,
8 ago. 2012 6:28
Ĉ
Cuenta Cerrada,
20 ago. 2013 10:54
Ĉ
Cuenta Cerrada,
8 ago. 2012 6:29