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¿Cómo creo un nuevo Contacto?

Toda persona o empresa debe ser ingresada a la base de datos de LIBRA como contacto y luego se podrá indicar si es cliente o proveedor; si es cliente y proveedor o solo un contacto de la empresa.

Al agregar un nuevo contacto el sistema despliega una pantalla donde deberán cargarse los datos del mismo. Algunos de estos  son obligatorios y otros no. Cuanto más información se ingrese mejor será al momento de sacar informes ya que se podrán utilizar como filtros.

Datos que deben ingresarse:
(*Datos Obligatorios)

*Código: El código con el que se hará referencia a los datos del contacto en el momento de necesitarlos. Es un campo alfanumérico de 10 dígitos, POr lo tanto podría ser el número de cédula del cliente o cualquier otro tipo de código. Por ejemplo al momento de facturar, en lugar de solicitar razón social, rut y dirección, sólo deberá ingresar el código del contacto y con esto traerá toda la información que se haya ingresado en esta ficha.

*Nombre: Campo alfanumérico donde debe ingresarse el nombre de la empresa o persona. Este dato podrá imprimirse en la factura en caso de que el contacto sea un cliente y le será de utilidad para buscar el contacto o al momento de pedir informes.

*Razón: Campo alfanumérico donde debe ingresarse la razón Social de la empresa. Ej: Chocolito S.R.L. Este dato podrá imprimirse en la factura en caso de que el contacto sea un cliente y le será de utilidad para buscar el contacto o al momento de pedir informes.

RUT: Registro único Tributario (Uruguay) / RUC: Registro Único Contribuyente (Ecuador)

Nº Documento: En caso de no ser una empresa podrá ingresar el documento de la persona, por ejemplo la cédula de identidad.

*País: Este campo depliega un combo para seleccionar el país del contacto, el mismo debe estar creado previamente en la tabla de países (Configuración/Tablas/Países)

*Departamento: Este campo depliega un combo para seleccionar el departamento o provincia del contacto, el mismo debe estar creado previamente en la tabla de departamentos (Configuración/Tablas/Departamentos)

*Localidad: Ciudad donde se localiza el contacto

*Dirección: Campo alfanumérico donde deberá ingresarse la ubicación del contacto.

Código Postal:

Zona: Este campo despliega un combo donde deberá seleccionarse la zona donde está ubicada la empresa o persona. Dichas zonas deben estar creadas previamente en la tabla de zonas (Configuración/Tablas/Zonas). Ej: si la ciudad es Montevideo, las zonas serían: centro, pocitos, tres cruces, etc. No es obligatorio utilizarlas, pero es muy usada por ejemplo para sacar los listados de cobranza por zonas de recorrido para el cobrador o ventas por zona.

*Teléfono: número o números para ubicar al contacto.

Celular: número de teléfono móbil del contacto.

Fax: número de fax del contacto.

Email 1 y 2: En estos campos puede ingresarse las direcciones de correo electrónico de la persona o empresa

Página Web: si el contacto la tuviera puede ser ingresada en este campo.

Grupo: Este campo depliega un combo para seleccionar el grupo  del contacto, el mismo debe estar creado previamente en la tabla de grupos (Configuración/Tablas/Grupos) . No es obligatorio utilizarlos pero puede ser muy útil al momento de sacar informes poder filtrar por dichos grupos. Por ejemplo podrían agruparse como contactos Uruguay y contactos del exterior.

Giro: Este campo depliega un combo para seleccionar el giro comercial de la empresa, el mismo debe estar creado previamente en la tabla de giros (Configuración/Tablas/Giros). Ej: Barraca, Papelería, Tienda...

Origen: Este campo depliega un combo para seleccionar el origen del contacto, el mismo debe estar creado previamente en la tabla de origen de contactos (Configuración/Tablas/Origen de contactos) Esta información nos servirá para sacar estadísticas de como llegan los contactos a nuestra empresa. Ej: Publicidad Radial, páginas amarillas, por otro cliente..

Propietario: Este campo depliega un combo para seleccionar que usuario del sistema es el propietario de este contacto, si se selecciona un propietario sólo este usuario podrá ver los datos del contacto.

El contacto es un cliente: Debe marcar esta opción si el contacto es un cliente. Esto facilita al usuario poruqe crea automáticamente a este contacto como cliente en la tabla de clientes (Configuración/Tablas/Clientes)

El contacto es un proveedor: Debe marcar esta opción si el contacto es un proveedor. Esto facilita al usuario poruqe crea automáticamente a este contacto como cliente en la tabla de proveedores (Configuración/Tablas/Proveedores)

El contacto está activo: Esta opción está marcada por defecto


Debe dar confirmar para que el contacto quede creado

*Datos obligatorios