Comprobantes - Tipos Básicos para Clientes

Venta Crédito (Factura)

Es un comprobante que genera una deuda a determinado cliente con nuestra empresa. Este comprobante podrá tener diferentes condiciones de pago (30 días, 7 días, 30 y 60) y diferente cantidad de cuotas. Pero siempre hay un saldo pendiente hasta que la misma se cancela.

Este comprobante tiene una serie de datos básicos que deben ser ingresados, en lo que llamamos CABEZAL: serie y número, fecha, la moneda y cotización si existiera, el nombre del cliente, la dirección y el rut del mismo y la cantidad de cuotas.

Luego en el CUERPO de la factura, debe indicarse que artículos o servicio que se le esta vendiendo, las cantidades, los precios y los descuentos, si tiene.

Finalmente los TOTALES. El subtotal (es el importe sin los impuestos), el IVA (importe del impuesto) y el Total (subtotal + impuestos)

 

Nota de Crédito

Este comprobante hace el movimiento inverso a la factura. Generalmente se utiliza cuando nos devuelven artículos y en algunos casos para hacer un descuento. Resta del saldo que nos debe el cliente llevándolo a un importe menor. Los datos del cabezal serán los mismos que la factura y el cuerpo depende de si nos está devolviendo artículos o es un descuento. Si es un descuento se pasará una línea por concepto de descuento y el importe y si son artículos se pasarán las líneas como en la factura, con las cantidades y el precio.

 

Recibo de Cobranza

El recibo se entrega al cliente cuando este nos paga todo o parte del saldo o sea que habrá al menos un recibo siempre que exista una factura a no ser que nos devuelvan la mercadería. Podría ser una cuota o el total de la factura. Al igual que la Nota de crédito, el recibo de cobranza baja el saldo del cliente.

También en este caso deben ingresarse una serie de datos básicos: Número, la fecha, moneda. Los datos del cliente, nombre, dirección y rut. En el total se ingresa el importe a cancelar y en general se detalla que facturas cancela.

 

Venta Contado (Boleta)

Este es un comprobante que el cliente paga en le momento o sea que no necesito tener los datos del cliente ya que el mismo no generará una deuda con mi empresa y por lo tanto no existirá un saldo pendiente. Los datos básicos que deben ingresarse son los mismos que la Factura sólo que en este caso no hay condición de pago. Por lo tanto la boleta genera un ingreso a mi caja.

 

Devolución de Venta Contado

Este comprobante se utiliza solo cuando me devuelven mercadería que compraron al contado, y se detallarán los artículos al igual que en la boleta. Por lo tanto la devolución de venta contado genera un egreso de mi caja.

 

Como se vinculan estos comprobantes en el sistema:

Las Ventas crédito (facturas), se vincularán con recibos de cobranza y notas de crédito.

Las Notas de crédito solo se vinculan con Ventas Crédito.

Los recibos de cobranza sólo se vinculan a Ventas crédito.

Las ventas contado no se vinculan con otros comprobantes

Las devoluciones de venta contado no se vinculan con otros comprobantes

 

De esta forma se va armando el estado de cuenta del cliente y su ficha.

Ejemplo:

 

Transacción

Comprobante

Cambios que produce

Cuanto aumenta saldo cliente

Cuanto disminuye

Saldo cliente

Saldo

cliente

Cuanto ingresa a mi caja

Cuanto egresa de mi caja

Saldo

Caja

Vendo a pagar en 2 veces por 10000

 

Venta crédito

(factura)

Incrementa el saldo del cliente. No cambia mi saldo de caja.

 

10000

 

10000

 

 

0

Me devuelven mercadería por 4000

Nota de Crédito

Baja el saldo del cliente. No cambia mi saldo de caja.

 

4000

6000

 

 

0

Me paga la mitad del saldo

Recibo de cobranza

Baja el saldo del cliente y genera un ingreso en mi caja

 

3000

3000

3000

 

3000

Compra y paga en el momento por 1000

Venta Contado (Boleta)

No incrementa ni baja el saldo del cliente. Genera un ingreso en mi caja

 

 

3000

1000

 

4000

Me devuelve mercadería por 200 de la que compro contado

Devolución de venta contado

No incrementa ni baja el saldo del cliente. Genera un egreso en mi caja

 

 

3000

 

200

3800