Diferencias en la Planilla de Caja. ¿Qué debo revisar?

Cuando encuentra diferencias de importes o saldos en la Planilla de caja hay varios puntos a revisar y tener en cuenta.

Formas de pago de los comprobantes
Indicar correctamente la forma en que sus clientes le pagan y de que forma su empresa paga a sus proveedores y los gastos es fundamental ya que esto implica que la planilla de caja refleje la realidad y de un saldo correcto. Cuando se realizan depósitos o retiros bancarios también influye.
En las Formas de pago de éstos comprobantes debe indicarse correctamente el modo en el que se está pagando y/o le están pagando dependiendo del tipo de comprobante.
Estas Formas de Pago, deben crearse previamente en la tabla correspondiente.
Los Tipos de Forma de pago que pueden utilizarse: Efectivo, Cheque Recibido, Tarjetas Recibidas, Documentos recibidos, Movimientos Bancarios, Cheques Emitidos

A continuación se detallan los comprobantes que deben revisarse:

En los Comprobantes de Clientes deben revisarse las Formas de Pago de:
  • Ventas Contado
  • Devoluciones de Venta Contado
  • Recibos de Cobranzas
En los Comprobantes de Proveedores deben revisarse las Formas de Pago de:
  • Compras Contado
  • Devoluciones de Compra Contado
  • Recibos de Pago
En los Comprobantes de Caja deben revisarse las Formas de Pago de:
  • Ingresos de Caja
  • Egresos de Caja
En los Comprobantes de Banco deben revisarse las Formas de Pago de:
  • Depósitos Bancarios 
  • Retiros Bancarios


Fechas de Comprobantes
Debe verificarse las fechas de los comprobantes ingresados y que la fecha de emisión de los documentos sea la misma que la del comprobante.


Permisos de usuarios y Trabado de modificaciones
Verificar si los usuarios tienen permisos para modificar comprobantes o eliminarlos. Lo ideal es que sólo determinadas personas puedan realizar este proceso y no todos los usuarios.
El trabado de modificaciones que se realiza en Empresa > Parámetros y preferencias, es fundamental para que no se puedan modificar o eliminar, y tampoco ingresar comprobantes con fechas anteriores, ya que por ejemplo si se ingresa hoy por error un comprobante con fecha de 2 años atrás; esto modifica el saldo de la caja desde esa fecha en adelante.


Auditoria de Usuarios
En Empresa > Usuarios > Auditoría puede emitir un listado de los comprobantes que ingresó cada usuario. Es una forma fácil de buscar que comprobante pudo ingresarse hoy pero con una fecha anterior lo cual estaría modificando el saldo de la caja.


Papelera de Comprobantes
En Herramientas > Papelera de Comprobantes puede verificarse los comprobantes que se han eliminado y que usuario los eliminó. Para que los comprobantes queden guardados en la papelera debe estar marcada en Empresa > Parámetros y Preferencias, la opción "Guardar comprobantes eliminados en Papelera de comprobantes"


Trabajando con Múltiples Cajas
Si trabaja con más de una caja, debe verificar que los comprobantes ingresados tengan indicados la caja correcta; ya que si por ejemplo se pasa un movimiento de la caja 1 a la caja 2, ésto estará provocando diferencias en ambas cajas.