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1- Configuración Inicial

Creación de una Nueva Empresa

ZetaAbaco puede manejar la información de todas las empresas que UD. desee en forma totalmente independiente ya que utiliza un directorio para cada empresa. En un mismo directorio no podrán existir los datos de más de una empresa; éstos están compuestos por archivos de Microsoft Visual FoxPro y tienen extensión DBF (archivos de datos), CDX (archivos de índices) y FPT (archivos memo). Existirán también otros archivos que se usan para el normal funcionamiento del sistema; entre ellos hay archivos BMP (imágenes) y el archivo GxPrn.Ini (configuración de la impresora del sistema).

Para crear una nueva empresa debe seguir los siguientes pasos:
Asegúrese primero de cerrar todas las ventanas abiertas, dejando sólo la del Panel Central.

Seleccione menú Empresa > Crear Nueva Empresa

Los datos solicitados son:
 
Directorio raíz: es la carpeta dentro de la cual se creará el nuevo directorio de la empresa definida. Este directorio debe haber sido creado previamente y puede buscarlo utilizando el botón que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F2.
Debemos aclarar que si va a crear la empresa en otra PC de la red, debe buscar la unidad que se asignó para tal fin durante la instalación.

Nuevo Directorio: identificación de la carpeta que contendrá los datos de la empresa. Debe elegir nombres cortos (hasta 8 caracteres), sin espacios en blanco, usando sólo letras y/o números.
Después de haber confirmado la creación de la empresa, el sistema procede a copiar todos los archivos de la carpeta Modelo hacia el Nuevo Directorio; es por ello que recomendamos no utilizar la carpeta Modelo para realizar pruebas. Una vez finalizada la copia requiere el ingreso del usuario y contraseña, que como bien dijimos por defecto es Usuario: SUPERVISOR, Contraseña: SUPER. 
Automáticamente aparecerá la ventana de Identificación de la empresa, donde deberemos rellenar los datos correspondientes (véase Identificación de la empresa). Igualmente este proceso lo puede volver a realizar en el momento que usted elija. Al salir de aquí notará que queda en el Panel Central con los datos de la nueva empresa creada.

Identificación de la Empresa

Si al crear la empresa no completó los datos de identidad de la misma, podrá hacerlo en cualquier momento de la siguiente manera:

Seleccione menú Empresa > Identificación de la empresa

Los datos solicitados son:

Nombre: Nombre comercial  de la empresa, el cual se visualizará en la barra de título de ABACO y en los informes emitidos.

Dirección: Localización física de la empresa dentro de la ciudad.

Teléfono: Característica y número del teléfono de la empresa; permite ingresar varios dígitos por lo que puede aclarar más de uno en caso de tenerlo.

Fax: Número de Fax de la empresa.

Ciudad: Nombre de la ciudad donde se encuentra la empresa.

RUC: Número del Registro Único de Contribuyente.

Email: Dirección de la casilla de correo electrónico utilizada por la empresa.

Web: Dirección de la página Web de la empresa.

Eslogan: Texto representativo de la empresa. 

Local: Seleccionamos si la empresa en cuestión es Casa Central o una Sucursal. Este dato es primordial para la gestión de múltiples locales utilizando el programa Zeta Replicador (véase Gestión de múltiples locales).
 

Directorio de Inicio

Cada vez que ingresamos en  ZetaAbaco debemos elegir el directorio en el cual se encuentran los datos de la empresa; si deseamos obviar este paso, haciendo que sea asumido por defecto, tenemos que definirlo como Directorio de Inicio.

Seleccione menú  Empresa > Directorio de Inicio

Los campos solicitados son:

Carpeta de datos: nombre y ruta de acceso de la carpeta que contiene los archivos de la empresa; puede buscarlo utilizando el botón que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F2.

Parámetros y Preferencias

ZetaAbaco  asume una serie de parámetros predefinidos para trabajar en las distintas partes del programa; si desea puede establecer sus propias opciones de trabajo adecuándolas a sus necesidades y para ello debe realizar el siguiente proceso:

Seleccione menú  Empresa > Parámetros y Preferencias

General

Solicitar nombre y contraseña de usuario cada vez que se ingresa a la empresa: Activando esta casilla de verificación el sistema le pedirá la contraseña de acceso cada vez que ingrese a la empresa, de lo contrario asumirá que el usuario que ingresa es el usuario registrado con el número 1, o sea SUPERVISOR.

Solicitar cotización diaria de monedas extranjeras al entrar a la empresa: Al seleccionar esta opción el sistema le pedirá las cotizaciones de las monedas extranjeras al entrar a la empresa.

Guardar documentos eliminados en la Papelera de Comprobantes: Activando esta casilla de verificación se da la orden de guardar los comprobantes eliminados en la papelera de comprobantes de lo contrario borrará definitivamente cada comprobante eliminado, sin pasarlo a la dicha Papelera. (véase Herramientas – Papelera de comprobantes)

Sugerir Tipo de Cambio al ingresar comprobantes de caja y cuenta corriente: Al activar esta casilla de verificación sugiere las cotizaciones correspondientes tomadas de la tabla Monedas, en los módulos Clientes y Caja.

Sugerir fecha del sistema para los nuevos comprobantes: Activando esta opción, cada vez que ingresa un nuevo comprobante el sistema le sugiere la fecha actual.

Sugerir último código de comprobante cliente/proveedor al crear un nuevo documento: Seleccionando esta opción le indica al sistema que al ingresar un nuevo comprobante para determinado cliente o proveedor, sugiera siempre el último ingresado para éste.

No correr al día Lunes los vencimientos de las facturas que caen en día Domingo: Por defecto el sistema pasa hacia el día Lunes las cuotas de ventas a crédito que tengan como día de vencimiento el Domingo. Si desea dejarlas en el día Domingo debe activar esta casilla de verificación.

Verificar duplicados por Nombre y RUC en clientes y proveedores: Si esta opción está activa, muestra un mensaje de advertencia  al ingresar nuevos clientes y proveedores con igual nombre o RUC a los ya existentes.

Solicitar la forma de pago al grabar nuevos recibos, egresos e ingresos de caja: Al seleccionar esta opción, el sistema solicitará la forma de pago para los comprobantes de egreso e ingreso de caja, y para los recibos en el momento de ser grabados.

Trabaja con múltiples cajas y/o fondos fijos: marcando esta opción el programa lo habilitará para trabajar con múltiples cajas. Podrá asociar movimientos a distintas cajas y realizar traspasos entre las mismas.

Solicitar en forma consecutiva las líneas de la factura luego de ingresar la primera: Al activar esta casilla de verificación el sistema solicitará las siguientes líneas de la factura en forma consecutiva a partir del ingreso de la primera, de lo contrario las facturas asumen una sola línea para artículos, por lo que sí desea agregar más deberá usar necesariamente el botón Artículos del módulo Clientes (véase Documentos – Clientes - Factura).

Trabaja con Lotes | Talles |Colores: Esta opción debe seleccionarse si su empresa maneja diferentes lotes de artículos, colores, talles. De esta forma tendrá la opción de ingresar costos y stock para cada lote de un mismo artículo. 

Datos Automáticos

Depósito a sugerir: Indica el código del depósito que se deberá tomar por defecto cuando se realicen compras/ingresos o ventas/egresos.  Este dato debe haber sido creado previamente en la Tabla Depósitos (véase Tablas – Depósitos y Sucursales); puede buscarlo utilizando la flecha que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F12. El sistema sugerirá el depósito que se indique aquí siempre no se haya indicado algún depósito en la ficha del comprobante o en la ficha del usuario.

Comprobante de Armado y Producción: Indicamos el código del comprobante que se utilizará en el armado automático de artículos que se produce al faltar stock y vender  un artículo con componentes. Este dato debe haber sido creado previamente en la Tabla Comprobantes (véase Tablas – Comprobantes); puede buscarlo utilizando la flecha que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F12.

Comprobante de Compra de M/E / Comprobante de Venta de M/E: Indicamos los códigos de los comprobantes que se utilizarán en la compra (tipo básico: ingreso de caja) o venta de moneda extranjera (tipo básico: egreso de caja), que se habilita al presionar el botón M/E  del módulo Caja (véase Documentos – Caja).   Este dato debe haber sido creado previamente en la Tabla  Comprobantes (véase Tablas – Comprobantes); puede buscarlo utilizando la flecha que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F12.

Tipo de Precio a sugerir: Indicamos el código del Tipo de Precio que se deberá tomar por defecto en las ventas y egresos.   Este dato debe haber sido creado previamente en la Tabla Tipos de Precios (véase Tablas – Tipos de Precios); puede buscarlo utilizando la flecha que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F12.

Comprobante para Recibo Automático: Indicamos el código del comprobante que se utilizará en la creación de recibos automáticos que se habilita al presionar el botón Pago Rápido del módulo Clientes (véase tema Documentos – Clientes).   Este dato debe haber sido creado previamente en la Tabla  Comprobantes (véase tema Tablas – Comprobantes); puede buscarlo utilizando la flecha que aparece a la derecha del campo o presionando la tecla F12.

Literales

Facturas y Recibos: Texto que utilizará como títulos de ordenamiento para las Notas ingresados en recibos y facturas.

Tabla Clientes: Texto que utilizará como títulos de ordenamiento para los comentarios ingresados en la ficha Observaciones de la Tabla Clientes.

Tabla Proveedores: Texto que utilizará como títulos de ordenamiento para los comentarios ingresados en la ficha Observaciones de la Tabla Proveedores.

Mensaje genérico para emisión de comprobantes: Texto que se imprimirá como observación en todos los comprobantes emitidos, por ejemplo “Consulte Nuestras Ofertas de ”.

Otros

Rubros para asientos de descuentos: Ingreso de los rubros para la definición de asientos de descuentos en recibos. 

PAÍS / RUC / IVA / COFIS: Texto que utilizará como nomenclatura para identificar el RUC, el IVA y el COFIS.

Trabar: Clientes / Stock / Banco / Proveedores / Caja / Documentos: Permite establecer las fechas de trabado de los módulos Clientes, Stock, Banco, Proveedores, Caja o Documentos, haciendo que los documentos con fechas anteriores a las indicadas no se puedan modificar ni eliminar, sólo consultar.

Método de Costeo de Stock: Establece la forma de cálculo del inventario valorado y actualización de costos.


Consolida Empresas

ZetaAbaco permite consolidar dos empresas en una tercera. Su objetivo es unificar los datos correlativos de dos empresas A y B, en una nueva y tercera  empresa C con el fin de ver la información de su negocio en forma unificada. Es importante que las tablas de las dos empresas a unificar sean idénticas.
Para ejecutar esta tarea debe:

Seleccionar menú  Empresa > Consolidar Empresa
 
Por ejemplo, se podría consolidar la información de la Casa Central con la información de la Sucursal. En este caso habría que seleccionar como Empresa Principal el directorio de la Casa Central (de donde se tomarán las tablas y los movimientos), como Empresa Secundaria el directorio de la Sucursal (de donde se tomarán sólo los movimientos), y como Nueva Empresa un tercer directorio (donde fusionará los datos de las empresas anteriores). Los tres directorios deben ser diferentes uno del otro.

Usuarios

ZetaAbaco posee un eficaz sistema de seguridad, de forma que podrán acceder a la información de su empresa solamente aquellas personas autorizadas previamente por UD. Cada usuario debe identificarse antes de poder comenzar a trabajar indicando su nombre y contraseña. Como enunciamos anteriormente el único usuario que viene creado por defecto en cada empresa nueva es SUPERVISOR; su contraseña es SUPER y tiene todos los derechos para administrar el programa. Por tal motivo es recomendable que esta contraseña sea modificada. 
Cada comprobante ingresado o modificado en  ZetaAbaco  queda registrado junto al usuario que lo ingresó o modificó, indicando la fecha y hora de dicha acción.
Cada comprobante eliminado en ZetaAbaco queda registrado como tal, habilitando luego la emisión de informes de auditoria y control. Ud. podrá saber "qué usuario, en qué fecha y a qué hora" eliminó el comprobante, o bien detallar los comprobantes ingresados por cada usuario de  ZetaAbaco .  

Usuarios y Permisos

¿Qué es?: Es una tabla en la que Ud. define los usuarios u operarios que podrán trabajar con el sistema. 
¿Para qué sirve?: Para habilitar o restringir los accesos a los diferentes ítems del programa.

Los campos solicitados son:
 
Código: Número con el cual se identifica al usuario. El código 1 ya viene definido en la base de datos de ZetaAbaco y pertenece al usuario Supervisor, el cual tendrá acceso total al sistema y solo se le podrá modificar el nombre y la contraseña.

Nombre: Nombre del usuario que será requerido en el momento de ingresar al sistema o de cambiar de usuario.

Caducidad: Permite ingresar una fecha a partir de la cual el usuario ya no tendrá acceso a la empresa. El supervisor podrá modificar o borrar esa facha par que el usuario pueda seguir trabajando.

Contraseña: Combinación de hasta10 letras o números que se asocia como la clave de acceso al programa para el usuario definido.

Verificación: Repetición de la contraseña anterior como forma de comprobación.

Botón Empresa: A través de este botón indicamos las opciones asociadas a la empresa que el usuario puede modificar. 

Botón Tablas: Botón que habilita una ventana donde seleccionamos las tablas a las que el usuario podrá tener acceso libre.

Comprobantes: Este botón le permite seleccionar los tipos de comprobantes y en que forma puede trabajar el usuario con los mismos.

Botón Empresa: A través de este botón indicamos las opciones asociadas a la empresa que el usuario puede modificar. 

Botón Informes: Marcamos la lista de informes que el usuario puede solicitar.

Botón Herramientas: Indicamos las herramientas del sistema que el usuario podrá utilizar.

Botón Documentos: Seleccionamos los puntos del panel central que el usuario podrá trabajar además de elegir opciones relacionadas con la emisión de documentos.

Cambio de Usuario

Muestra el usuario que se encuentra trabajando actualmente y solicita el nombre y contraseña del que desea trabajar a continuación. 

Auditoria de usuarios

Esta herramienta muestra un listado que permite controlar los movimientos generados por el usuario indicado.
 Debemos parametrizar el usuario a quien se audita, el período de tiempo en que lo realizamos, y los comprobantes a visualizar. Después de haber seleccionado el destino del informe (pantalla o impresora) presionar el botón Listar para obtenerlo. Para finalizar debe presionar el botón Cerrar.

Cambiar contraseña

Permite modificar la contraseña para los inicios de sesión de usuarios. Requiere que seleccionemos el usuario, escribamos la contraseña actual y la nueva contraseña con su respectiva verificación. 
Al presionar el botón Grabar realiza el cambio previa confirmación y regresa al Panel Central.